REKISTERI- JA TIETOSUOJASELOSTE

Rekisteri- ja tietosuojaseloste on asiakirja, joka kuvaa rekisterinpitäjän suorittamaa henkilötietojen käsittelyä. Henkilötietoja ovat kaikenlaiset luonnollista henkilöä taikka hänen ominaisuuksiaan tai elinolosuhteitaan kuvaavat merkinnät, jotka voidaan tunnistaa häntä tai hänen perhettään koskeviksi.

Selosteen on tarkoitus kertoa siihen tutustuvalle henkilölle, mitä tietoja ko. rekisteriin on kerätty, missä tarkoituksissa niitä käytetään, kenelle tietoja luovutetaan, miten ne arkistoidaan ja hävitetään. Selosteessa kuvataan myös sitä, miten rekisterissä olevat henkilötiedot on suojattu.

 

Rekisterinpitäjä: Mediakasvatusseura ry

Yhteystiedot: Pohjoisranta 6, 00170 Helsinki, puh 050 501 7330

Yhteyshenkilö: Emmi Huhtanen (suunnittelija, Mediakasvatusseura ry.)

Rekisterin nimi: Media Coach EDU 2019 -koulutukseen ilmoittautuneet

 

REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Eli mitä tietoja koulutuksiin osallistuvilta kerätään:

  • Mediacoach.info -verkkosivuille materiaalia lähettäviltä kysytään nimi ja sähköpostiosoite.
  • Sosiaalisessa mediassa ja viestintäalustoissa toimiviin suljettuihin ryhmiin liittyviltä Mediakasvatusseura ei kerää tietoja. Tiedot voivat kuitenkin olla näkyvissä muille sovelluksen käyttäjille (esim. Facebookissa).
  • Kasvokkain kokoontuviin ryhmiin, kuten työpajoihin ilmoittautumisen yhteydessä kerätään tarvittaessa seuraavat henkilötiedot: nimi, sähköpostiosoite ja organisaatio.
  • Koulutuskokonaisuuteen ilmoittautumisen yhteydessä kerätään seuraavat henkilötiedot: nimi, sähköpostiosoite, organisaatio, työnimike, sukupuoli (vapaaehtoinen) sekä kurssin sisältöjen kannalta tarpeellisia tietoja lähtötasosta ja mediakasvatusosaamisesta.
  • Kyselyiden ja palautteen keräämisen yhteydessä voidaan kerätään nimi ja sähköpostiosoite, mikäli palautteen yhteydessä järjestetään arvonta.
  • Uutiskirjeen tilauksen yhteydessä kerätään nimi ja sähköpostiosoite.

 

REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

  • Verkkosivuille materiaalia lähettävien henkilötietoja käytetään yhteydenpitoon.
  • Verkossa toimiviin suljettuihin ryhmiin osallistuvien henkilötietoja käytetään yhteydenpitoon ryhmän aikana.
  • Koulutuksiin, seminaareihin ja kasvokkain kokoontuviin ryhmiin osallistuvien henkilötietoja käytetään seuraaviin tarkoituksiin: tiedotus, koulutusmateriaalin jakaminen, palautteen kerääminen ja laskutus. Koulutuksen yhteistyötahona kulloinkin toimiva Aluehallintovirasto kerää henkilötietoja tilastollisiin ja hallinnollisiin tarpeisiin.
  • Koulutusten yhteydessä toteutetaan Opetushallituksen anonyymi kysely, jonka tuloksia käytetään tilastolliseen tutkimukseen ja hallinnollisiin tarkoituksiin.
  • Kyselyihin vastanneiden ja palautetta antaneiden henkilötietoja kysytään ja ne voi halutessaan antaa, jotta voi osallistua niiden yhteydessä järjestettävään arvontaan.
  • Uutiskirjeen tilaamisen yhteydessä kerättyjä henkilötietoja käytetään tiedottamiseen.

 

REKISTERIN TIETOLÄHTEET

Tiedot rekisteriin saadaan toimintaan osallistuvien itsensä ilmoittamina.

 

TIETOJEN LUOVUTTAMINEN

Rekisterinpitäjä ei luovuta tietoja koulutukseen yhteistyötahoina toimivien viranomaisten (Aluehallintovirasto, Opetushallitus) lisäksi ulkopuolisille, paitsi Suomen viranomaistoimien niin edellyttäessä. Tiedot tallentuvat palveluntarjoajan (Creamailer, Google) palvelimille.

 

REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina, pääsääntöisesti sähköisessä muodossa. Aineistoa voi olla väliaikaisesti manuaalisessa muodossa Mediakasvatusseuran työntekijän työhuoneessa.

Sähköinen henkilörekisteri koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuvista sekä uutiskirjeen tilaajista sijaitsee käyttäjätunnuksin suojatussa palveluntarjoajan tietokannassa.

 

TIETOJEN ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN

  • Verkossa toimivien ryhmien käyttäjistä kerätty henkilötieto säilyy sähköisesti palveluntarjoajan tietokannassa.
  • Koulutukseen ja seminaareihin osallistuvien henkilötiedot säilytetään tulevista tapahtumista tiedottamista varten, jos henkilö on erikseen antanut siihen luvan. Henkilö voi peruuttaa tiedotuksen kutsujen yhteydessä olevasta linkistä, jonka jälkeen tiedot poistetaan palveluntarjoajan tietokannasta.
  • Uutiskirjeiden sähköisessä rekisterissä tiedot säilyvät niin kauan kuin henkilö peruuttaa uutiskirjeen tilauksen,  jonka jälkeen tiedot poistetaan palveluntarjoajan tietokannasta.
  • Kyselyihin osallistuneiden henkilötiedot hävitetään, kun kyselyn tulokset on analysoitu ja raportoitu. Tämän jälkeen raakadatasta hävitetään henkilötiedot ja data arkistoidaan.
  • Arvontoihin osallistuneiden tiedot hävitetään, kun arvonta on suoritettu.

 

REKISTERÖIDYN TARKASTUSOIKEUS JA TIEDON KORJAAMINEN

Toimintaan osallistuneella on oikeus tarkistaa häntä koskevat tiedot ja saada niistä pyydettäessä kopiot. Tarkastaminen on maksutonta kerran vuodessa.

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Tarkastusoikeuden toteuttamiseksi ja tiedon korjaamiseksi tulee ottaa yhteyttä rekisteristä vastaavaan henkilöön (ks. tiedot yllä) tai sähköpostitse osoitteeseen mediakasvatus(a)mediakasvatus.fi. Mediakasvatusseuralla on kuitenkin velvollisuus tunnistaa tietojen pyytäjä, jottei muiden rekisteröityjen oikeutta loukata. Mediakasvatusseura pyytää tarvittaessa lisätietoja, jotta rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan varmistaa. Mediakasvatusseura toimittaa rekisteröidyn pyytämät tiedot joko sähköisessä tai muussa muodossa.